一開工就遠距上班,和同事感覺好陌生?!新鮮人該做的 10 個職場禮儀​

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職場新鮮人第一天進公司報到,要和公司前輩破冰已經不容易了,更何況疫情期間第一天上班只能線上報到?遠距工作要如何與同事建立連結、展現個人職場禮儀?不妨試試以下 10 個方法,快速與同事打好關係!

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1. 了解自己在團隊裡面被安排的角色和職務內容

上工前熟讀你的 Job Description、Offer Letter 或任何可以幫你確認職務內容的材料,搞清楚公司需要你哪方面的輸出,可以幫自己做好該做的事,也可以營造你「在狀況內」的正面觀感。而且如果日後面對內部新工作任務調配,要爭取適合的工作或婉拒非你專業的工作時,也有更充分的依據可以作表述。

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2. 先熟悉團隊使用的工具和工作流程

遠距工作的溝通成本非常高,如果你可以在上崗前就先熟悉團隊使用的工具,就可以更快表現出你的適應能力和即戰力。這方面,除了公司提供的 On Board 教育訓練材料,也可以試著詢問主管或 HR 你所隸屬團隊的工作流程,以緩和剛換新環境的撞牆期和不安感,建議如果情況允許,以主管為優先詢問對象,畢竟他是你主要的共事者,對團隊的工作流程肯定會比待在不同部門的 HR 來得熟悉,如果你問不到主管,再詢問 HR 也無妨。

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3. 主動開啟和同事的話題

用同事們感興趣的話題,如專業領域、體育、休閒,找你的同路人。幾乎大部分的專業工作人士都會使用 LinkedIn,善用 LinkedIn 爬同事的資料或者直接 Google 同事的名字,可能會找到他們過往的工作經歷,關注的專業話題,擅長的領域,找到聊天題目。謹記,因為是剛認識,也因為只是工作上的夥伴關係,有些人不太喜歡與同事聊私事,所以切勿一開始就聊私事,這樣會讓對方感到不適。如果不想都聊工作上的話題,寵物可能是不錯的切入角度。

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4. 搞清楚團隊協作文化

除了公司明定的遠端工作守則,主動觀察和記下每一位同事的在線時間和行事作風。例如有家庭的同事可能在某個時段需要暫時離線去陪伴小孩上網課或寫作業,如果你需要找對方合作,就盡量在對方在線時完成溝通;行事作風方面,可能有些同事個性比較急躁、有些慢工出細活,有些習慣通話、有些習慣文字溝通,用他們個別習慣的方式和他們打交道。

如果 On Board 期間,公司剛好有配給你 Board Mentor 或 Buddy,就要把握機會盡量問!大到目前公司在進行的專案,小到和同事間相處的注意事項,凡是可以幫助你更快進入工作狀況的都可以嘗試問問。因為是工作場合,所以同樣要注意禮貌,問的問題盡可能圍繞在工作專業上,其餘的事項如夥伴人品之類的就要靠自己多觀察、多相處啦!

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5. 盡快回覆

因為遠端工作的關係,不是每個人都知道你在每個時間具體在做什麼,因此建議一旦收到夥伴傳來協作相關需求,無論你能不能馬上協助解決該需求都盡快給予回覆,例如告知你目前正在研究解決方案,預計需要多久時間給予答复,避免不必要的猜疑,建立同伴對你的信任感。

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6. 適時伸出援手

如果同事所面對工作問題恰好是你擅長的部分,不妨適時提供協助,例如你特別擅長使用某個工具,如版本控制工具 Git,又知道如何更快速用這個工具檢索某個資料,就可以和同事分享你的 Tips,幫自己在同事心目中加分。

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7. 定時回報工作內容

上班前可以先告知今天要做的工作內容,一來、讓主管和同事可以追蹤你的工作進度,在有需要時提供你工作上的協助,二來、主管在佈達緊急任務給你的時候,也可以即時協助你調整各項工作的先後順序,先處理緊急需求。下班前可以上傳你的工作日誌,讓合作夥伴了解你具體完成了哪些事項。

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8. 積極參與線上團建活動展現自己

畢竟遠距工作不像在辦公室,無法通過日常的互動觀察到你,所以團隊才會刻意規劃線上活動,如團建、線上運動、線上桌遊等鼓勵夥伴們交流。這時候,你可以積極參與團隊的線上活動,展現自己正向的一面,與同事互相培養信任感。

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9. 加強你的溝通能力

商務溝通講求精準和效率,請你務必自主加強自己的資訊整合和歸納能力,釐清問題後以開門見山和簡單的文字向同事準確表達你的問題和需求,無論你的文學造詣有多高,請你省下風花雪月,直切重點。最基本的溝通方式可參考以下:

  • 描述你面對什麼問題,如:你登入系統失敗,跳出什麼畫面?
  • 你嘗試過用什麼方式處理,如:重設密碼、關機重開、上網找解決方案
  • 你需要什麼樣的幫助

雖然要求省下風花雪月,但該有的禮貌還是要遵守,因為每個人對於文字有不同的情緒詮釋,所以請適度潤飾用字遣詞,例如以「Hi Michael,可以請你週五前提供我財務報表嗎?感謝你。」取代「禮拜五可以給我財務報表嗎?」,這樣看起來比較友善,也不會造成同事誤會你的態度、語氣。

不過文字不是萬能的溝通方式,尤其多個工作任務有重疊性時很容易會看漏或理解錯誤,這時候,請馬上和同事安排線上通話時間,把話說清楚,排除可能的障礙。

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10. 不要抗拒視訊

許多人相當抗拒在鏡頭前露臉,不過遠端工作,建立在文字上的溝通有時候稍嫌冰冷,開鏡頭面對面對話,通過觀察互動期間細微的表情和動作細節,可以幫助彼此建立信任感,所以不要抗拒視訊,找個能讓自己舒適露臉的角落,好好的參與團隊間的視訊互動。

在新冠肺炎疫情的延續下,遠端工作的形式勢必延續,希望上述 10 個方法能幫助職場新鮮人做好準備,更好的在職場上發揮自己的價值。

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