【Women In Work】把時間當專案管理!美頂尖高階經理人教練 David Allen 告別無效工作的 4 步教學

跟 David Allen 學時間管理術!
Source: Women In Work

本文由 Women In Work 授權轉載。

再怎麼努力追趕,待辦事項始終不見消減!你是不是也覺得工作越做越厭世了?其實,無論是高階主管還是基層員工,生而為人,難免會有工作效率陷入力有不逮的時候。在這種時候,切記不要氣餒,多參考其他人的做法,進行效率改善的新嘗試,也許你就能跳脫困境,找到讓自己有效產出的好方法!

本文整理了被《Forbes》雜誌封為全美前 5 大的高階經理人教練 David Allen 提高生產力的 4 個簡單步驟,讓我們一起學習這位被譽為世界上其中一位最有影響力的工作效率思想家維持高效率生產的秘訣!

一、別光靠腦 善用工具加強記憶力

如何做好時間管理?
Source: Envato Elements

常聽到別人說,不要過度相信自己的記憶,畢竟我們的大腦傾向於記住積極的事情,容易忘記消極的事情。所以,若要提升工作效率和品質,最直接的第一步就是透過筆記本、APP、錄音筆、備忘錄、提醒事項等各式工具作為提醒,先將待辦事項不分個人或工作、大小和輕重的逐一列出,以便安排每個任務的時程。

二、決定待辦事項的先後取捨

時間管理方法。
Source: Envato Elements

而對於每一個待辦事項,都請詢問自己這個問題:「這需要採取任何行動嗎?」然後依據需要和不需要劃分為立即執行(2 分鐘內可完成)、委派他人承辦、延後執行、刪除任務、留作參考資料以及列入未來再考慮項目,藉此幫助自己釐清有哪些事情是必須優先處理,哪些事情其實可以果斷排除。 

三、一次專注一件事

時間管理技巧
Source: Envato Elements

將重新整理過排序的待辦事項歸類至行動清單、專案清單等備忘提示工具中,而其餘不需當下執行但仍有價值的資訊,則是另外歸納一個「個人參考資料庫」,令每一件事情都能夠各就各位,讓你的大腦一次專注在一件事上。

四、定期檢視每個項目的執行狀況

如何提高工作效率?
Source: Envato Elements

列出待辦事項的用意,不僅是分清個人工作的輕重緩急,更是確保每項任務都要在掌控之中,因此建議每週或每月檢視各個項目的執行狀況,並適時將擱置許久的計畫重新啟動,既是挑戰新領域,亦是豐富自己的生活。

現在開始,就依照這 4 個步驟,建立出一套最適合自己的時間管理系統吧!

延伸閱讀:【Women In Work】事情永遠做不完?用 FAST 法則管理時間 提升工作效率

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