最快 5 分鐘散會!揭橫跨 8 時區全遠端工程團隊不輸傳統辦公的管理心法

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遠距辦公效率不輸傳統辦公

傳統上都會認為面對面溝通效率比較高,但試過與 Remote Work 文化成熟的團隊合作之後,你會發現坐在辦公室根本在浪費人生,尤其當你大部分的時間是花在工作以外的事情時。

「你稍微回想,在辦公室的時候,同事問你的問題中,有多少跟你的工作真正有關?答案是,90% 的問題都與工作無關,而且當中還夾雜許多瑣碎的事情,譬如懶得自己動手找資料,伸手跟你要比較快,繼而產生各種聊天的噪音。」

軟體工程師 Nick Hsu 反而覺得遠距上班比較高效率,因為他可以集中精神做事情,感覺效率不好的時候就暫時離開位置去散散步、跑跑步,做點別的事情舒緩壓力,再回到位置把事情做完,期間不會有主管緊迫盯人的問題。

「以前在辦公室,就算你提早做完事情,還是得待到 6 點才能下班,所以你自然就會慢慢做,除非你公司以產出為績效考核標準,那又另當別論。」

遠端團隊高效管理心法一:規定員工在線時間

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Nick 當初服務的 Tower 團隊是由分佈在英國、泰國、印度、印尼等,橫跨 8 個時區的團隊成員所組成。「要同一時間召集所有人是很難的,所以當時老闆也訂出 Rule of Conduction,規定大家以中國時區為主,每天早上 9 點到下午 4、5 點這段時間都要找得到你。」

同事間磨合久了會漸漸熟悉彼此的作息時間和個性,離開位置時也會更新溝通工具上的狀態告知大家你不在位置,同事會互相體諒。

遠端團隊高效管理心法二:不思考坐等被圍剿

除了訂立遊戲規則,遠距團隊還需要靠有效溝通來持續維持良好工作品質。「簡而言之,就是問問題要問到點上。」Nick 說,從創立第一天就奉行遠距工作文化的 Tower 禁止員工未經思考就含糊提問,並規定員工提問前先把問題寫下來,用以下三點整理好要問的內容:

  1. 你遇到什麼問題?
  2. 你用了什麼解決方案?為什麼無法解決?
  3. 你需要什麼協助

將整理好的問題放上內部溝通群組後,就會有同事現身協助你解決問題。

「你如果寫些廢話會被圍剿!同事會直接問你,你到底想問什麼?」一開始我覺得問問題還要自己先整理好麻煩,但後來發現這麼做很高效,因為大家不會互相打擾,而且有助於促進你個人思考,思考後你發現其實自己就可以解決問題。

最快 5 分鐘結束會議!30 人開會不用 1 小時

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開會前,公司限制你要分別在 100 字內寫好你每週要報告的項目和你遇到的問題及需要的協助,否則不准開會。「會議主持人——老闆會在開會前看完大家的週報,擬定開會的 Outline,並在開會前一天公佈在群組。Outline 一經公佈,公司的溝通群組就會出現討論串,商量技術和解決方案。」

所以,Tower 30 人的團隊一般不到一個小時就結束會議,因為很多問題在會議開始前都在溝通群組上解決了。「開會目的主要是討論分工問題,需要兩方以上的跨部門協作才開會。有時候會還沒開,事情已經解決了,但我們還是開個 5 分鐘,關心一下彼此的近況後散會。」

遠端團隊高效管理心法三:從招聘做起的遠距文化

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企業的遠距文化要奏效,就要從挑對人才開始做起!Nick 憶述當初應徵 Tower 團隊的時候,第一關就被要求獨立完成一個小型專案。「公司提供你用戶需求和規範,你要獨立思考、運作,自己解決問題。」用這種招募條件去篩選適合的合作對象。

3 條件挑遠距人才

回顧過去遠距工作的體會,Nick 總結,適合遠距工作的人才需至少具備三項核心能力:獨立、自我驅動、組織和表達能力。

  1. 獨立

加入遠距團隊的人才,要耐得住寂寞或獨立自主才不會打擾到其他人。

  1. 自我驅動(Self-driven)

容易躺平,需要主管時刻監督工作表現的人會對主管造成額外負擔。

  1. 組織和表達能力

沒辦法好好說話,告訴別人自己遇到什麼問題,甚至發表自己看法的人會造成團隊極高的溝通成本。

除了員工的特質,老闆和主管也要適應結果導向(Result-driven)的管理方式才能促成 Remote Work 文化的成功。

Remote Work 大勢所趨

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Remote Work 的機會會越來越多,除了疫情催化外,節省辦公室租金、用 Local Pay 網羅全球優秀人才等好處都是吸引企業實踐 Remote Work 的原因。但目前因為全球很少大型企業有 Remote Work 的架構經驗,所以需要進一步克服傳統的管理思維和觀念。

「很多公司的績效考核制度還停留在公司或主管的偏好上,例如用加班時數或主管對你的印象來評估你表現得好不好,在這種評量標準下,不常進公司的遠距員工就處於下風。」

科技巨頭領先轉型 有望助改善遠距員工待遇

不過,我們可以看到跨國大企業 Google、Facebook、Apple 開始討論這件事情,有了這些企業當領頭羊,或許可以刺激主管改變思維,彌補遠距員工和進辦公室員工的差別待遇,開拓遠距員工升遷的更多可能。

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