WFH 反而會議大增?拒絕無效會議!5 個高效會議準則

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在新冠疫情爆發這個特殊時期讓大家開始有機會可以體驗 WFH(Work From Home)的樂趣,以為終於不用再每天面對各種大大小小的會議轟炸了嗎?由於不少主管還不習慣遠距工作模式,為了更好的檢視下屬的工作進度與線上會議不受時間地點限制的便利特性;這些因素反而讓我們的工作會議變得越來越頻繁。這樣一個接一個冗長又沒有重點的會議反而成為我們工作的絆腳石,拖慢我們的工作進度。

沒有品質的會議 反而是工作效率攔路虎

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Source: Unsplash | Firmbee.com

會議時間越長,不代表會議內容有重點。不少會議往往都是長達兩到三小時以上,但是結束後除了「下次再開會時間」以外什麼決定都沒有做出。漫長的會議中只是一直換不同人唸文件稿而已;發言人來來去去都是固定兩三個,剩下的就坐著聽;主題分散不集中,討論過程中會反而花了大部分精力與時間去討論一些關聯性不高的議題,讓會議時間再度延長等等。這些都是一個個無效會議表現,浪費時間且帶給員工們的只有精神疲勞。這樣的會議反而讓我們難得的 WFH 機會變成煎熬。

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一、明確訂立會議目標 

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會議之前先清楚明瞭的讓員工們知道這次的「會議」的目的是什麼?是工作案件決策、團建、資訊傳遞還是腦力激盪。

工作案件決策

會議的最後通常需要有一個明確的定案與結論,在結論之後再分配後續相應的任務工作與時間規劃。

團建

當有新團員加入,為了讓其快速融入團隊或者讓隊員相互之間的信任度提升從而改善工作氛圍的小會議活動。

資訊傳遞

例如工作進度、不同部門之間進行的活動需什麼協助以及公司未來變動等等,以資訊傳遞為主的會議。

腦力激盪 

討論一個新產品、新專案類的會議,要求大家集思廣益。在不同想法之中取長補短,得出一個可行性與創意兼具的方案原型。

所以開會之前先釐清「為什麼開會」?這次的會議需要達成什麼目標,盡量避免會議最後以「再觀察」、「再討論」、「再等等」等不確定話語將會議一拖再拖。其次也方便員工們據會議性質做相應的準備,節省員工一個又一個在會議上需要東找西找文件的時間。

二、精準時間管控

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不知道大家在超過 40 分鐘以上的會議的時候可以堅持認真投入多久呢?在實體會議都會開小差,更何況沒有人在背後監督的線上會議。不少員工都反應其實線上開會期間他們多數都會同步處理一些簡單的工作內容(如檢查 Email 以及一些簡單信件回覆)或者生活瑣事(餵寵物、在外賣軟體找午餐)。只要在人是在線且影像中是看著電腦的樣子,老闆也不知道你到底是在看會議內容還是在看外賣美食。不少研究顯示,人的集中力大概可以維持在 30 分鐘左右,超過 30 分鐘之後就很容易分心。所以建議一次的會議時間設定在 25 到 30 分鐘左右,讓員工們有緩衝及整理之前會議內容的時間。

三、適當會議人數 讓每個人都可以參與其中

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例如一個 20 人的會議,每個人發言 2 到 3 分鐘,還不包括調整裝置等額外情況,就已經一個小時了,而且在之後的會議也難以擔保每個人都有機會參與其中,甚至會主動發言;絕大多數的他們也只是被動式聽取整個會議而已。所以盡可能將會議人數控制到 5 到 8 人的小組討論形式,方便掌控局勢的同時也讓每個人都有機會參與到其中,發表自己的意見與看法。

四、會議準備齊全 會議更快捷

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會議前:

提前準備開會所需的文件,不用再等到開會時在一個一個慢慢打開。同時為了防止每個人電腦文件兼容性不同,導致文件格式版型亂碼等等的意外情況。建議可以使用一些共同筆記平台(Google Document 等)來提前統整好當日會議報告的內容,以及指定會議記綠、歸納統整等人員。

會議時:

「會議錄影」必不可少!讓當時無法參與的職員可以在之後再回顧,也可以作為之後工作任務分配的重要根據,同時也方便開小差的員工重溫。

會議結束後:

可以是主管與員工的一對一時間,透過了解不同職員在工作任務中遇到的問題或者一些針對不同人員提出問題的改善建議,有助管理層之後對不同團隊的活性工作安排與分配。其次,也需要把會議內容重點歸納整理變成文字稿,以便團隊成員可用快速直接的方式可以看到會議結果與相應的工作重點。

五、會議主持人的控場能力

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主持人在一場會中的重要性不容忽視的。會議著主持人需要技巧性的帶動不同隊伍發言、在講者離題時候適當的牽引回主題、會議時間的的管控,總結會議內容甚至需要安排之後的任務工作分配等。如果主持人擁有良好的溝通技巧,可以大大提升一場會議的品質與效率。

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