【遠距辦公】見不到主管同事,第一天遠端報到該注意什麼?

Woman talking on video call with friends
Source: Envato Elements

隨著全球疫情持續延燒,遠距辦公逐漸成為新常態,而社交平台龍頭 Facebook 也在近期宣布,旗下員工未來可自由選擇是否全職在家上班。這波疫情下限制了我們的日常生活,卻也為數位遊牧族帶來一絲曙光,也許我們習以為常的朝九晚五終將逐漸消失,世界任何城市皆可成為辦公室。

近期經歷了第一次的遠距報到(如何準備遠端面試並成功拿下工作,請參考上一篇文章),全程零接觸、不需進公司。這個經驗比想像中有更多需要適應之處,但只要跟著以下步驟準備,也能事半功倍、在新任職期間就獲得正面評價!

帳號權限開通

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Source: Unsplash | Mika Baumeister

在確認報到日期後,請人資將所有公司業務所需之帳號、權限,皆在報到前一天開通。應不同職務內容,所需的工具範圍不同,提供幾個一般會使用的工具作為參考:

  • 個人 Email 帳號
  • 內部通訊軟體 – Slack、Teams
  • 資料共享工具 – Google Workspace、Airtable
  • 專案管理工具 – Asana、Trello
  • 數據分析工具 – Tableau、Power BI

新人入職介紹

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Source: Unsplash | visuals 

制度較完善的企業中,報到第一天會安排人資部門介紹公司文化、制度規範、工作環境等,遠距報到亦同。建議可提前確認,當日會由哪位人資協助入職流程。若公司不幸無法安排,也可提前索取員工手冊,先行研讀後,有任何疑問再尋求人資部門協助。

而報到第一件事,就是找到自己的「窗口」。公司一般會指派較為資深、且業務有相關性的同事,協助了解工作內容與各項工具的使用。若公司未指派成員,請務必記得「主動性」在遠距工作中是不二法門。可詢問直屬主管、同團隊成員,確認哪位同事最合適協助自己理解業務範疇,以加速工作上手。

OKR & KPI 制定

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大致了解公司運作模式,以及自己的職權範疇後,盡快安排與主管的一對一面談。這個面談的最大原則,是清楚明瞭自己的方向為何,才不會白白浪費彼此的時間。通常一定要討論的事項有幾點:

  • 再次確認自己的績效目標是否與面試一致
  • 針對該目標所制定的 6 – 12 週執行計畫
  • 確認所需資源、負責人為何,請主管協助指派

遠距工作態度&心法

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Source: Unsplash | Austin Distel 

在遠距工作情境中,「書面溝通能力」與「主動性」是至關重要的兩大能力!當同事間閒談、表情和肢體語言的交集被大幅減少,能否透過文字精準梳理要表達的重點便極為重要。透過經驗,筆者整理了文字溝通的幾大重點供參考:

  • 在發送訊息尋求對方的時間和關注時,明確的說明前因後果
  • 討論時切入重點、重整對方語言以確保理解正確、確認結果均達成共識,即完成當下溝通任務
  • 溝通後整理稍早碎片式的訊息,提供給與會相關者,以確保彼此資訊同步

再者,「主動性」在遠距辦公中絕對是不可或缺。無法巡迴辦公室會面各部門同事、也沒有團隊成員隨時從旁協助的前提下,為順利完成工作,絕對要十分主動的找到各資源負責人,並敲下必要的會議,「準時」遞交所答應之工作內容。

新人入職一般還是備受關注的,透過準時打卡、保持聯繫上的順暢、積極出席會議、主動尋求解答等小細節,展現自己的主動性與自律,皆能夠為主管、同事留下好印象。

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Source: Unsplash | Austin Distel 

經過這段完全零接觸的遠距報到,發現自己還是想念著當面認識團隊的過程、每天上班溫暖的打招呼、相伴同事共用午餐的時光。但打破朝九晚五的辦公室常態的確是趨勢,帶著希望未來可以不受限於地點的期待,將與人互動的渴望轉換到家人、朋友、甚至自己身上。努力工作之餘,也好好的陪伴自己最親近的人們。

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Irene Lin

Irene Lin

商業社群經理 / Podcast 廣告顧問 / 前新加坡獵頭顧問 / 海外刺青藝術經紀 / 美食日記 Edible Diary 博主

足跡踏遍 20 國家、40 城市,對美食與咖啡因重症成癮,不是在吃就是在找吃的路上;熱愛說話,對語言與文字組合的影響力往往感到吃驚;信奉斜槓哲學,相信多職角色不僅加深口袋深度,還打造生活廣度。

Blog : https://ediblediary.weebly.com/

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