在傳統的想像裡，遠距辦公是很悠閒、放鬆、自由的工作形式，然而實際執行起來卻發現，能否良好經營線上團隊的協作成了管理人們的嚴峻考驗。從硬體設備到人際溝通，Anywhere 整理了主管們特別有感的管理挑戰，並提供 5 大遠距團隊管理的建議，希望幫助主管們克服困難，帶領團隊創造更好的生產力。
- 工作效率降低：浪費太多時間尋找散落在系統各角落的文件、難以歸納海量工作訊息
- 信任問題：無法實際確定員工是否認真工作
- 團隊對遠距辦公環境適應不良：辦公時間找不到人、錯誤理解文字指示
- 陷入 In Progress 的循環：無法掌握工作進度
- 科技冷漠：隔著熒幕共事，同事間情感疏離
1. 選對線上溝通與協作工具，遠距也可以有效辦公！
溝通、會議、分享檔案：Microsoft Teams 和 Google Workspace
工程強大的 Microsoft Teams 或 Google Workspace，可以滿足小團隊到大企業的通訊、會議、檔案共享需求，還支持電腦版和手機版，讓你就算不坐在書桌前也能良好辦公。
作為微軟旗下的產品，Microsoft Teams 允許你無縫使用 Word、Powerpoint、Excel 等的程式，而且還可以串連 Github、Trello 或 Wunderlist 等非微軟管理工具；而 Google 大神也不遑多讓，同樣提供 Docs、Slides 和 Spreadsheet 等相似的功能，同時備有雲端硬碟和日曆功能，無論是要儲存行政文件還是定時間召集團隊開會，全都幫你集中管理。
溝通：Fleep、Slack
溝通工具方面，Fleep 結合 Email 功能，讓你直接在 Fleep 的平台上秒回所有內外部 Email；而 Slack 常被用於公司內部溝通，可依不同需求開設不同的頻道，並在個別頻道加入相關的同事進行討論，如成立「Sales」頻道供業務部門同僚協作。Slack 和 Fleep 都有免費版，支援基礎功能，如果還有更多需求則可升級成付費版。台灣 AI 新創——優拓資訊在實施遠距辦公時，便是用 Slack 來確保即時溝通和人力管理的有效性，包括向主管回報暫離工作崗位的需求及於時限內對夥伴作出回覆。
線上會議：Discord、Google Meet、Skype、Webex、Zoom
線上會議則有 Discord、Google Meet、Skype、Webex 和 Zoom 等可選用。如果你怕忘記討論內容，這五種視訊會議軟體都有影片錄製功能。
專案管理：Asana、Trello、monday.com、Wunderlist
不同部門都有不同工作在進行中，線上報告又容易因為網路訊號差或精神不集中導致流失信息，推薦使用 Asana、Trello、monday.com、Wunderlist 這些人氣專案管理工具，視覺化各組人員的工作進展，讓主管對下屬績效一目了然。
雲端硬碟：Dropbox、Google Drive
雖然辦公文件可以通過 Email 傳送，不過 Email 附件檔案有最大 25mb 的限制，而且要在紛至沓來的 Email 中立即找到需要的文件實在困難，這時不妨考慮用雲端硬碟 Dropbox、Google Drive 集中管理，省事又快速！
2. 以成果為導向，信任員工
早在 2011 年成立之初就施行全遠端工作制度的開源專案管理平台 GitLab 在所製作的全遠端工作指南中分享管理超過 1,200 名來自全球 67 國員工的心法，指雖然遠距工作無法像傳統辦公一樣，可以隨時走到同事身邊了解工作進度，但一名成功的主管要建立對團隊的信任，相信你的員工能獨立作業，並對自己的工作負責，同時也要學會包容員工不同的個性，針對被動個性的員工予以適度督促，給予自發性強烈的同事足夠的空間。《帶領遠端團隊：跨國、在家工作、自由接案時代的卓越成就法則》的作者凱文‧艾肯貝瑞、韋恩‧杜美說，在共事過程中積極對部屬的表現予以回饋，可以幫助他們辨認正確的工作方向，否則他們可能在不知不覺中改變原來的做法而變得退步，或因為缺乏指導而造成失誤。
3. 規劃更好的工作流程
不是每個人都熟悉或善於遠距工作，數位轉型顧問公司転転相信，主管可以訂好協作流程和規則，並隨時根據團隊的適應情況進行調整，例如以下：
先規劃會議時間：讓員工了解什麼時候召開什麼會議，以排開其他事情參加會議。
會議前先發出議程：讓員工了解會議要討論或者要匯報的內容，以事先做好整理或準備，產出優質討論結果。
設定並嚴守會議時間長度：一般人平均只能專注 20 分鐘，所以開會請言簡意賅、長話短說，盡量避免超時。
規定員工的在線時間：要理解就算在辦公室，員工偶爾也會離開座位透透氣、喝杯咖啡，在遠端辦公看不見彼此的情況下，先規定哪些核心時段必須在線，特別是跨時區的協作團隊，建議盡可能找到彼此方便團隊溝通、解決問題的時間，讓彼此都能安心作業。
把大項目細拆成小任務：例如把預計需耗時半年完成的大型專案，拆成每週、每個月可以完成的活動包，幫助員工更有條理安排工作。
4. 建立定期回報機制
規定明確的工作成果匯報期限、回報管道，譬如每週一早會進行專案進度匯報，好讓員工可以針對事件的輕重做優先順序的分配，有明確的回報管道也可以讓員工迅速找到可以求助的對象，排除障礙。
5. 舉辦趣味活動
雲端視訊會議上市公司 Zoom 認為，少了在辦公室那種隨時可以開聊的環境，也可以在虛擬的世界裡主動舉辦如線上一起做 Cardio、一起用餐的 Team Building 活動，或每週一上工前來個 15 分鐘的 Coffee Session，促進彼此交流、幫助員工放鬆壓力。
如何遠距管理 WFH 員工？
選對線上溝通與協作工具、以成果為導向，信任員工、規劃更好的工作流程、舉辦趣味活動。
