別把元宇宙的虛擬活動當線上活動辦!虛擬活動策展人分享血淚教訓

別把元宇宙的虛擬活動當線上活動辦!
Source: Justin Bieber

Web 3 事業孵化器兼加速器 AnyVenture 聯合創辦人 Rebecca Leung 曾協助寰亞傳媒集團為香港知名男子樂隊 C All Star 於 2020 年舉辦亞洲首個 Minecraft 虛擬演唱會,特別撰文紀錄當時的方法和面臨的挑戰,希望幫助有意舉辦虛擬活動的策展人。

自從 3 個月前參與香港內容平台 Women In Work 一個講座 Metaverse Application 的分享後,直到現在持續收到許多不同的詢問,決定把一些大家都在問或者想知道更多的實用參考寫下來跟有虛擬活動設計需求的朋友分享,而關於之前辦過的虛擬活動細節跟內容紀錄可以看這篇 :預測未來最好的方法是創造未來:The Show Must Go On.


年半前撰寫數碼港的計劃書時,我曾在文中分析「虛擬活動設計人員」必定成為未來五年新興行業的新職業。這是因為除了疫情關係跟 NFT 論熱話,元宇宙的興起加快了大家進入虛擬活動的步伐,好多 NFT 項目都會在自己的賦能(Utility)中加入虛擬活動策劃,期待在各種虛擬場景中跟社群成員互動,用自己的代幣(Token)在各種使用場景中進行消費、交易,而 NFT 也成了各種活動的入場劵。最令人期待的當然包括 BAYC 的 Metaverse Experience 或是 Azuki 的音樂節。

元宇宙的虛擬活動怎麼辦?

元宇宙的應用吸引了好多品牌、活動規劃或行銷人員探索虛擬活動的可能性,有人認為是舊酒新瓶的做法,市面上有好多不同行銷文案也有討論類似題目,好幾個「專家」都在說「推廣很重要 !」。

對我而言,實際構想跟落地執行才最需要花心力。因為這些都是顛覆固有思維的作法,先準備好基本功夫才是最重要的事。我想以過來人身份跟大家分享我在開闢這領域的路上的學習、教訓跟思考,讓在規劃準備中的你(不管是品牌、項目方、或是負責策展的行銷單位)可以少走一些冤枉路。


構思虛擬活動前的三個心理準備

在構想活動之前,請先確認自己準備好三個心態。

清楚理解自己想要完成的任務

  • 訂立活動目標跟想像想要完成的成果非常重要,因為虛擬活動可塑性很高,想像空間也很遼闊,每一個人在天馬行空下想像的結果都是無限而虛蕪,需要先有一個藍本跟不同單位溝通才比較有效率,不然你在說河馬、他在說斑馬、她在想長頸鹿,最後浪費好多溝通成本。作為一個虛擬活動設計人員,在一切開始前訂好一個目標,再手繪或是利用一些網絡工具把目標跟框架用視覺化的方式呈現出來。

套用全新的思維邏輯

  • 虛擬活動跟傳統活動或是線上活動都不一樣,要做這類型的活動規劃,請先跳出固有框架。拋開固有思維框架,進入另一個維度,而不單純把「舊事物」轉到線上,在整個構思上需要更多的大膽嘗試,挑戰極限,才是創新的精髓。請記得,你不是在「複製」過去的活動體驗,而是重新在設計整個活動流程跟元素。

打造用戶體驗最重要

  • 虛擬活動跟實體活動最大分別是體驗跟互動,雖然少了人與人之間真情實感的交流,但這些都可以在設計用戶體驗上改善,不是一個冷冰冰的單向性資訊傳遞,而是設計一些客製環節跟活動去改善虛擬世界的交流跟互動。構想活動一定要記住大前提是「用戶體驗」優先,才可以策劃出一場優質的體驗活動。


虛擬活動的行前準備

準備好心態,接下來就是落實準備工作的 Checklist,0 到 1 的過程有很多基本工夫要處理。

活動性質跟基本框架

  • 在還未構建團隊之前,請先做好一些功課,草擬基本框架發及主題性質,包括活動長度(時間),容納人數,活動方式是 Hybrid、全線上還是在遊戲中呈現,使用場景的數量,還有哪些特別需求,比如一些活動需要開始前有內容展覽、或是過程中需要參加者之間的互動,而表演者/講者又需要什麼支援,這些都要在基本框架下先有一個草稿,那麼合作單位才可以針對這些關鍵因素提交貼近實況的預算。

預算跟商業機會

  • 好多品牌都會想先知道報價再決定要不要執行活動,但事實上可以先主動擬定預算規劃。整個虛擬活動可以在一個預算上調整內容跟深度,例如內容、軟體或是體驗設計都可以針對「預算」而作出篩選跟調配,反而在沒預算框架下的討論,都會衍生出好多「不必要」的開支。同時預估完大概預算,萬一超出成本預期,也可以超前部署其他收入來源,例如項目方行銷預算、品牌贊助、還是用戶入場購票都是潛在收益,所以整個 Profit & Loss 流程都需要預先規劃進去。

團隊構建

  • 有了大框架,就是招兵買馬構建執行團隊,離不開四類人:創意內容(Creative)、建設師(Builder)、技術(Tech) 以及營運團隊(Operation)。團隊大小跟活動類型與人數都密不可分的關係,策劃一場虛擬記者會大概可少於 20 人,但虛擬演唱會即牽涉超過 100 人。

  • 創意內容需要在主題跟活動內容上花心思、還有使用者體驗的嘗試,然後把不同想法請建設師呈現出來,根據不同的「場地」可能需要找不同的建設師,他們有能力把想法變成「場景」,利用不同應用平台跟軟體將其創意視覺化呈現(可能是 Voxel,也可以是 3D),然後再按用戶接受度跟可行性調整。而技術人員則要處理比較基礎建設問題,例如多少 Server,可以承受的壓力測試,每個 Server 可以容納人數,安全性問題。而營運團隊主要工作是協助不同單位(例如表演者、觀眾)進入場景跟活動,同時解決各種客服查詢。

辦虛擬活動需做好的四件事

有了基本規劃就要分享各團隊執行的細節跟要注意的地方,讓我用我的血淚教訓給你更全面的視野,避免重覆犯錯。

可行的創意跟內容設計

  • 💥警告💥 切勿讓創意團隊自行發想,否則後果不堪設想。創意人在虛擬活動構想會有兩個很大的錯覺。第一、是對新可能有無限想像,誤以為虛擬世界可以實現所有現實不可能的任務,一般都會提出天馬行空、超越技術跟平台可承受的想法(血的教訓!),同時也會影響了用戶在使用介面上的體驗,比如活動現場我們喜歡看到好多燈光跟舞台設計互相輝映的畫面,但在電腦前太多效果不僅蠶食電腦運算的負荷度,還會讓眼部不適,跟現場體驗完全不能同語。第二、是沒法離開現實生活的想像,例如設計演唱會內容跟舞台時,一開始會花好多心思設計場內效果或是還原現實演唱會的「四面場」,但實際上虛擬場景下,期待的是可以擺脫框架的想法,設計更多場景去豐富內容本身(例如後來加設的太空船場景等等),而不是把現實沒法實現的硬塞進內容之中。

全方位的使用體驗設計

  • 所謂的創意,除了活動內容夠豐富之外,還有在使用者體驗上要多花心思,構想怎樣增加互動跟參與感。在大部分人還未習慣這種虛擬活動的這個時候,從他買票/登記流程已經要開始設計,要怎樣一步步帶他進入全新領域,而使用新軟體(Minecraft 或 Sandbox)對很多人都不熟悉,像我這種沒有打機的人對於操作鍵盤跟角色前進也花了好多時間,所以我們一開始也要設計 Minigame 讓人熟悉介面、各種玩法,讓他逐步投入活動之中。

  • 另外,為了達到沉浸式體驗,可以特別設計元素去增加用戶代入感,舉例說,參加者可以買虛擬團衣,或者設計自己角色的外衣、甚至有自己的「螢光棒」、應援物。演出過程中與粉絲俱樂部的夥伴一同穿上一樣的衣服,為喜愛的藝人加油,還可以衝到他的虛擬角色旁邊跟他一起拍照,參加者可以在裡面跟朋友一起互動,在遊戲畫面中找到彼此,並可以使用購買的虛擬螢光棒,隨著節奏跳躍,同時如果有購買虛擬煙花的使用者,也可以隨著音樂放出手中的煙火,這個效果是與你在一起看演唱會的觀眾同時可以感受到的,不是單純僅僅看直播影片而已,不同效果跟互動方式,都是使用體驗設計重要的環節。

  • 除了參加者要照顧,一些活動有商戶或品牌參與協辦,也要為他們思考執行方式跟可行性。比如商戶在活動開始前有屬於自己的「攤位」或者「空間」,他要怎樣設計自己的內容、跟參加者互動、甚至進行銷售,跟「場地」的局限也要被考量,當時 Minecraft 有外部連結跟按下某些 Keywords 可以成生折扣劵的功能,便可引流到其他頁面進行更多銷售活動。

  • 另外,表演者的沉浸感也很需要被照顧跟突破,那時候我們顧得上用戶體驗,卻兼顧不了表演者也同樣需要感受觀眾的熱情跟反應。雖然現場有大電視把遊戲畫面放在表演者前,但表演者或講者的體驗上,盡量讓他們有收到反饋或互動的機會是非常重要的事情,當他們沒法得到回應時,對觀眾的互動也會相應減少,對整體效果也有很大影響。增加整體互動感是現時很多虛擬平台或是策展人忽視了的環節。

部署技術能量

  • 設計虛擬活動對技術團隊是一大考驗跟突破,這也是最需要「後防」的位置。當時希望讓觀眾在遊戲中還能看得到真人的模樣,因為過去人們無法將 Minecraft 世界的地圖變化及預設效果與直播畫面同步,在控制畫面播放的時間及速度方面亦有很大限制。所以我們將影片播放的技術,由最底層的影片解碼開始重寫,務求可以與遊戲 100% 結合,讓現實的直播畫面與虛擬世界連結。直播的技術日新月異,也是策展人務必注意的一環,如果想要做到同步,真的得步步為營。

  • 另外,Server 跟裝置的考量都非常重要,當時進行虛擬活動,每個 Server 都有自己的 Loading 跟 Max Capacity,需要嚴格控制內容跟容納人數,同時要把不同版本的裝置都用來做用戶可接受測試(UAT)才可以預估用戶承受壓力以及 Server 可承受程度。當時活動第一次 Server 出問題就有兩個主要起因:因為當時現場收音疏忽,用戶誤以為自己裝置有問題沒聲音,一直跳出跟進入遊戲畫面,太多異常活動令 Server 出現負荷,用戶裝置跟 Server 就像二人三足的遊戲,互相拉扯最後像骨牌一樣倒下去。

  • 我們由前期原來遊戲本身是沒有播音樂、播影片的功能,一直到最後一次 Load Test,均確認了音樂、舞台效果、直播影像全部都運行暢通,但就算你做了 999 次測試,依然有很多不可控因素會導致滑鐵盧,所以事前還是要測試各版本型號的裝置,Stress Test 以及盡量減少人為的控制(演唱會大部分效果都是用程式 Autorun),以及計算每一秒 Server 可承受的重力去框住創作空間,以減少意外的發生。

執行單位里外準備就緒

  • 除了創意跟技術以外,執行單位也非常重要,因為在最前線面對用戶的正是這些執行單位,想好用哪個管道與用戶溝通非常重要,準備好各種 FAQ,各單位的 Briefing,理解各種極限跟可行性,耐心回饋用戶各類型問題。而執行人員非常需要想像力跟同理心,請準備好自己的腦袋會一直進入各種思考維度及代入,當時就像一直玩 Inception 一樣,從現場直播、遊戲介面、到用戶體驗反覆來回,好像打了好幾十個結一樣。

  • 虛擬活動牽涉各專業領域的人一起參與,要達成共識好難。好多人表達都習慣從自己角度出發,要別人理解你的意見才是考功夫的地方。在元宇宙興起的初期,大部分製作團隊和技術團隊都是第一次合作,兩種不同思考邏輯的人要順利合作,需要更大的同理心和理解力。畢竟兩邊都對彼此的領域不熟悉,因此花最多時間是理解及「翻譯」彼此的想法,還要花心力去用視覺化「呈現」及「表達」, 讓彼此在同一框架及想像下討論。

朋友問:「大家現在都在說的元宇宙,相等於當時你在做的虛擬演唱會,現在看會不會覺得自己當時走太前嗎?」路,是需要人走出來的,走過的路都有它的意義,總得有人當先行者開疆闢土,才有前往的方向。

劃重點

元宇宙的虛擬活動怎麼辦?

✓ 設定活動性質跟基本框架,規劃預算和收入來源,招募創意團隊、建設師、技術和營運團隊

怎麼設計虛擬活動?

✓ 擺脫框架的想法,設計更多場景去豐富內容本身,而不是把現實沒法實現的硬塞進內容之中
✓ 從用戶買票/登記流程開始設計,一步步帶用戶進入全新領域
✓ 執行用戶可接受測試(UAT)、Server 壓力測試
✓ 做好執行單位的內外溝通

延伸閱讀:【AnyVenture】淺談 NFT 行銷 社群運營中的兩種門檻設計

Anywhere

Rebecca Leung

AnyVenture,AnyoneLab 及 AnywhereLab 的 Co-founder

 自 2015 年始投入科技創新產業。曾任亞洲最大旅遊體驗平台 KKday 東南亞區域總監,帶領團隊紮根海外市場。及後加入寰亞傳媒集團,負責大中華地區數位娛樂業務,包括策展亞洲首個跨界虛擬演唱會及 GenZ 虛擬選秀節目。過去 6 年擔任科技創新的 Venture Builder,資歷橫跨人資、旅遊、零售、生活、娛樂及區塊鏈產業。她曾出版著作《勇敢就能擁抱世界》,多次受邀到各大專院校任客座講師,討論企業創新、職業培訓及數位行銷。

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